De iPad wordt hoofdzakelijk gebruikt voor privé-doeleinden. Slechts 16% gebruikt deze device voor zakelijke doeleinden en dan gaat het om notities maken en presentaties geven. Dat zijn belangrijke uitkomsten van het meest recente onderzoek naar iPadgebruik in Nederland. Die 16% zakelijk gebruik laat zien dat verschillende gebruikers de voordelen van de iPad in werk hebben ontdekt. Naar mijn idee gaan dat er veel meer worden en dat is niet alleen omdat NRC Next er nu eentje weggeeft bij een abonnement. Nee, steeds meer professionals gaan merken hoeveel meerwaarde de iPad heeft in hun werk en komen er achter dat dankzij de iPad papierloos werken nu eindelijk echt mogelijk is. A paperless workspace. Ik gebruik de iPad nu zelf twee maanden in mijn werk dat ik nu slimmer kan doen en sinds een maand werk ik papierloos. Hoe gaat dat dan?
Slimmer werken
Laat ik beginnen met het gemak van de iPad bij verschillende werkzaamheden. Ik heb al mijn relevante documenten en presentaties in een Dropbox-account staan en heb Dropbox als app op mijn iPad staan, samen met de apps Nebulous notes voor aantekeningen en Goodreader voor het lezen en becommentariëren van allerlei files. Nebulous en Goodreader hebben een koppeling met Dropbox. Dit is een geweldige drie-eenheid. Hiermee kan ik overal (via wifi) en altijd relevante informatie opvragen, aantekeningen maken en commentaar in stukken plaatsen. Stel ik heb een meeting. Ik heb alleen mijn lichtgewicht en handzame iPad bij me en daarmee heb ik alles bij me. Ik kan tijdens de vergadering stukken oproepen, actuele aantekeningen voor mezelf maken en die gelijk in de juiste map wegschrijven in Dropbox, snel even op internet iets opzoeken, acties direct in mijn agenda zetten en iedereen al relevante zaken mailen of ze daarvoor uitnodigen via sharing. Aan het eind van de meeting heb ik al vele zaken gedaan die ik anders nog na de tijd had moeten doen, alles heeft een plek gekregen en ik kan met een leeg hoofd beginnen aan een volgende activiteit. Oh ja, de presentatie die ik zou geven tijdens die meeting, die had ik natuurlijk bij me in Dropbox en van daaruit kon ik deze oproepen in Keynote. En dan maakt het niet uit of ik deze in Powerpoint of in Keynote had gemaakt.
Je kunt je voorstellen dat ik in één-op-één-gesprekken vergelijkbare voordelen heb. In deze gesprekken kan ik ook nog eens slides rechtstreeks vanaf het iPadscherm tonen, want daar is het groot genoeg voor. Natuurlijk kun je aantal van de genoemde werkzaamheden ook op een laptop doen, maar een laptop is een stuk zwaarder en een laptop moet je eerst opstarten en dat kost tijd, en bij een laptop is de batterij na een paar uur leeg en dan moet je weer op zoek naar een stopcontact.
Papierloos werken
Dan het papierloos werken. Ik zei aan het begin dat met de iPad dit nu echt mogelijk is. Velen hebben al eerder geprobeerd om dit voor elkaar te krijgen. Dat deden ze een tijdje geleden bijvoorbeeld door een laptop in te zetten, waarmee ze helaas niet die mobiliteit haddden die ze nodig hadden. Daarna kwamen de Blackberry, volledig mobiel en voorzien van een toetsenbord, maar het kleine scherm is toch niet helemaal geschikt om langere teksten te lezen en te schrijven. Verder ontbreekt het aan voldoende slimme apps om meerdere relevante taken uit te voeren. De iPhone heeft die slimheid wel, maar de grootte van het scherm is wederom een bottleneck. Dus toch maar printen voor de leesbaarheid.
Met de iPad zijn alle noodzakelijke ingrediënten verenigd om niet alleen slim te kunnen werken, maar ook papierloos. Alle stukken heb je in the cloud of lokaal bij je en hoef je dus niet meer te printen, en je aantekeningen maak je op het scherm. Daar heb je dan geen notitieblok meer voor nodig. En wat levert dat allemaal op? Geen kastruimte om allerlei, na verloop van tijd, vaak nutteloze stapels papier op te bergen. Veel meer overzicht in archivering, omdat je niet meer én op papier én online opslaat. Aantekeningen zijn direct te delen met anderen. En tja, inkoppertje maar toch echt waar: minder papier en minder printerinkt is toch een stuk milieuvriendelijker. A paperless workspace dankzij de iPad. Eindelijk.
P.S Paperless workspace is inmiddels ook een LinkedIngroep.