Voor veel organisaties is het begin van een nieuw kwartaal een goede reden om te kijken naar nieuwe doelstellingen en strategieën. Toch zijn er maar weinig bedrijven en instellingen die de kosten-batenanalyse van hun softwarelicenties op de agenda hebben staan. Door ongebruikte software en softwarelicenties te herkapitaliseren, kan het beschikbare IT-budget worden verhoogd en kan de total cost of ownership op Microsoft-licentiering tot wel 80 procent worden verlaagd.
De kosten voor de aanschaf en het onderhoud van softwarelicenties maken namelijk een aanzienlijk deel uit van het totale IT-budget. Slechts enkele bedrijven en instellingen kijken systematisch naar hun software-activa. Bovengemiddeld veel organisaties missen hierdoor de kans om de operationele kosten te verlagen, processen te stroomlijnen en hun bedrijfsdoelstellingen eenvoudiger te behalen. Als software al is afgeschreven of als een organisatie is overgestapt op de cloud, circuleren vaak dubbele licenties die een waarde vertegenwoordigen of zelfs onnodige kosten met zich meebrengen.
Daarom is het handig deze vijf tips op te volgen en het maximale rendement uit software te halen.
1. Actuele status van software
Allereerst is het essentieel om alle softwarelicenties binnen de organisatie inzichtelijk te maken. In de loop van deze analyse moet medewerkers om feedback worden gevraagd over de tevredenheid en welke features van de software ze daadwerkelijk gebruiken. Mogelijke vragen aan de medewerkers zijn:
- Zijn gratis softwareversies voldoende?
- Is een upgrade naar premium versies noodzakelijk?
- Wordt het prestatiespectrum van bepaalde softwareproducten volledig of gedeeltelijk gebruikt?
- Kunnen bepaalde oplossingen worden vervangen door goedkopere alternatieven?
Het is belangrijk om de doelstellingen van de organisatie zorgvuldig in kaart te brengen en een lijst op te stellen van de software die nodig is om deze doelstellingen te bereiken.
2. Veranderen van software op elk moment
Als de organisatiedoelstellingen niet kunnen worden bereikt met de bestaande software, bijvoorbeeld omdat deze niet meer voldoet aan de eisen of omdat de leverancier stopt met het verstrekken van beveiligingsupdates of hotfixes – de zogenaamde extended support, is het einde van het kwartaal een goed moment om de licenties te controleren en, indien nodig, te vervangen. Bedrijven en instellingen zijn niet verplicht om te wachten tot licenties verlopen. Gebruikte software kan op elk moment worden geherkapitaliseerd en er kan zo opnieuw worden geïnvesteerd in nieuwe software.
3. Investeren in gebruikte software
Indien de uitgevoerde analyse heeft geleid tot het besluit om de software van het organisatie te actualiseren, is het zeker de moeite om de aanschaf van gebruikte licenties te overwegen. Tweedehands licenties zijn aanzienlijk goedkoper dan nieuwe licenties, maar ze zijn veelal net zo functioneel, efficiënt en betrouwbaar. Bovendien is het niet altijd nodig om de nieuwste versie te kopen. Vaak is het voldoende om de licenties bij te werken. Daarnaast zijn oudere versies meestal meer volwassen, is het platform meestal stabieler en is dit al compatibel met een groter aantal toepassingen.
4. Cloud- en on-premise-oplossingen
Cloud-licentiering is niet altijd de best passende oplossing. In veel gevallen wordt een hybride licentiestrategie aanbevolen, waarbij zowel cloud- als on-premise-oplossingen worden gebruikt, afhankelijk van de toepassing. Terwijl cloudoplossingen – met name op het gebied van Exchange, OneDrive, Skype for Business en Collaboration – kostenefficiënt kunnen worden ingezet, biedt de licentiering van Office als huurlicentie weinig voordelen. Dit terwijl deze component wel het grootste deel van de kosten vertegenwoordigt. Licenties voor Office 365 zijn nu eenmaal erg kostbaar en door het combineren van licenties voor de basisdiensten van de Microsoft Cloud met tweedehands licenties, kunnen organisaties tot wel 50 procent besparen over een periode van 36 maanden.
5. Neem een adviseur in de arm
De herkapitalisatie van softwarelicenties is veel complexer dan op het eerste gezicht lijkt. Bedrijven en instellingen die hun licentiestrategie serieus onder de loep willen nemen om het besparingspotentieel ten volle te benutten, kunnen het beste advies inwinnen bij adviseurs alvorens te kopen en te verkopen. Deze adviseurs kunnen helpen om het maximale uit software te halen door te kijken naar de interne behoeften. Ook kunnen zij advies geven over de aankoop of verkoop van software.