Een email is zinloos als er geen tekst in staat. De stelling dat “iedereen wel eens tekst heeft geschreven voor een email”, is eerder een waarheid dan een stelling. Wat wel essentieel is is of de tekst ook gelezen is en of bekend is dat er mensen op hebben gereageerd. Of heb je net als vele anderen mensen het gevoel dat de mensen die de mail krijgen hem niet volledig lezen?
Hier 7 tips om naar tekst en inhoud te kijken op het moment dat je een mail gaat opstellen en wanneer je een mail gaat versturen.
1 – de onderwerpregel
Aandacht trekken met een onderwerpregel is het eerste punt van aandacht. Door een goede sterke kopregel trek je de aandacht van de lezer. Wat trekt de aandacht:
- de naam van de ontvanger
- elementen benoemen die relevant zijn
- niet meer dan 5 woorden gebruiken
- to-the-point zijn in de regel
Op deze manier is de aandacht getrokken. Daarna komt de fase dat we niet alleen de aandacht trekken maar ook de ontvanger laten lezen. Een korte krachtige kopregel die me meteen zegt wat ik kan verwachten, zorgt er voor dat ik open.
2 – houd het simpel
De boodschap die je wilt overbrengen met de email moet simpel en kort zijn. Kom ter zake, dan snapt de ontvanger waar het over gaat, kan hij op basis van het eerste punt (onderwerpregel) zijn verwachting aanzetten en moeten wij met de boodschap invulling geven aan die verwachting.
3 – tone of voice
Te korte berichten kunnen als bedreigend worden ervaren.
- uiterste aanlevering vanmiddag 1700 uur
Is een heel andere tekst dan
- dank voor je inspanningen tot nu toe, om het proces niet te verstoren heb ik de inhoud uiterlijk 1700 uur nodig
De tweede tekst oogt en klinkt vriendelijker dan de eerste tekst. Let daar op bij het versturen van een email.
4 – taalfouten
Niets is storender dan fouten in de spelling of fouten in de opbouw van teksten. Laat een tekst altijd door minimaal 1 collega nalezen. Lukt dat niet, lees de tekst goed door voordat je op “zenden” klikt.
5 – stel 1 vraag
Wanneer mensen eenmaal in beweging zijn, zijn ze niet meer te stoppen. Kijk maar naar praten door mensen, een stortvloed aan woorden. Die neiging hebben we ook in mail. We stellen dan tijdens het gesprek of de mail ook nog eens vragen. Bij het stellen van meerdere vragen dan weet de ontvanger niet meer waar hij op moet antwoorden. Hierdoor wordt er of een eigen interpretatie aan gegeven of niet alle vragen worden beantwoord.
6 – email is geen vervanger voor een gesprek
Je kunt email nu eenmaal niet gebruiken om een conversatie te voeren. Het lezen van tekst en reageren is wat anders dan wanneer met je met elkaar zit te praten en een discussie voert. Gebruik een email daar ook niet voor.
7 – emotie in de email
Het overkomt iedereen wel eens. Je ontvangt een mail en leest deze mail, je wordt geraakt en wilt in een vlaag van emotie reageren. Dit zijn de meest slechte emails die je kunt versturen.
- iemand kan zeker met emotie over komen op je, laat de email even liggen, lees hem nog een keer en schrijf een reactie
- kun je niet wachten met een reactie, schrijf dan meteen een reactie
- in beide gevallen raad ik je aan de email te laten liggen, minimaal 24 uur, zonder de opgebouwde emotie lees je de mail terug en pas je hem aan
In de praktijk is er veel gemaild vanuit een emotie en dat heeft vaak geleid tot onnodige misverstanden en discussies.
Met deze 7 tips ga je betere emails schrijven en zorg je voor een beter contact met de ontvanger.