Iedereen mailt, iedereen ontvangt mail.
Ben je je bewust welke mail je zelf wel leest en welke mail niet? Kijk je wel eens goed naar de mails die je ontvangt en de reden waarom je de ene mail wel opent en de andere mail niet?
Waarschijnlijk stel je jezelf deze vragen bij het opstellen van je eigen mail die je verstuurt aan de relaties. Je leert veel door een betere bewustwording bij het wel of niet openen, lezen en converteren van mail die je zelf ontvangt.
Op basis van die ervaring hier een zevental tips om je email te verbeteren,
Tip 1 – de onderwerpregel
Pak de aandacht van de lezer!
In een fractie van een moment ziet de ontvanger de onderwerpregel en beslist dan of hij wel of niet doorleest of opent. Vertel de ontvanger meteen wat hij kan verwachten, wees kort en krachtig en praat vanuit de behoefte van de ontvanger.
Tip 2 – helderheid
Vaak wordt de tekst van een mail geschreven in korte tijd. Opvallend is dat de tekst bepalend is voor het succes maar het minste tijd en aandacht vaak krijgt als sluitstuk van het proces.
Schrijf je tekst en herlees de tekst. Laat anderen de tekst lezen en vraag hen wat zij denken dat het doel is van deze boodschap. Als het doel niet duidelijk te reproduceren is is de boodschap in de mail niet helder genoeg.
Tip 3 – de tone-of-voice
De wijze waarop woorden achter elkaar worden gezet in een zin, zinnen in een alinea en de alinea in een tekst, zorgen voor een bepaalde toon in de tekst. De tone-of-voice moet aansluiten bij meerdere elementen in de campagne, denk aan doelgroep, essentie van de boodschap en fase in de campagne.
Kijk goed of de toon aansluit bij deze elementen en zorg voor consistentie.
Tip 4 – check, check, recheck
Herlees de tekst voordat deze wordt verstuurd zelf een laatste keer. Deze laatste keer is het zinvol om de inhoud te controleren en vervolgens de spelling en opbouw te controleren. Een keer vaker nakijken is in dit geval niet erg.
Tip 5 – 1 onderwerp
Over het algemeen willen mensen in een mail meerdere boodschappen tegelijk bespreken. Tegelijk zie je dat er dan bij elke boodschap een call to action is. Te veel vragen stellen in een mail leidt tot minder antwoorden krijgen. In elke mail is het het beste om te werken met één vraag of call to action. Dat houdt het helder voor de ontvanger.
Tip 6 – email en conversaties
Bij uitstek is email niet geschikt als middel of medium om een conversatie te voeren. Bij het voeren van discussies zijn er vele andere media die veel beter werken.
De lezer en ontvanger lezen teksten anders dan de bedoeling is of is geweest. Uiteindelijk leidt dat tot misverstanden die eenvoudig te voorkomen waren geweest.
Tip 7 – bedenk eer ge verzendt
Na het schrijven van een mail, zeker als reactie op een andere mail, is het zinvol en nuttig om het versturen even op zich te laten wachten. Reden? Vaak schrijven we in een emotie een reactie. Die emotie hoeft niet altijd even goed te vallen bij de ontvanger.
Met deze tips heb je een aantal handvatten om de mail in elk geval effectiever te laten zijn.