Naast alle digitale en online ontwikkelingen, is het niet weg te denken dat we ook offline activiteiten en evenementen in de journey ontwikkelen. Mensen, onze relaties, vinden netwerken nog steeds belangrijk. Ook bijvoorbeeld introducties van nieuwe producten, delen van kennis en inzichten, ontmoeten en bijpraten zijn factoren die een offline actie onderbouwen.
Als (online) marketeer moet je dus ook evenementen kunnen organiseren. Op zich kan dat, met dit artikel geven we een aantal handvatten om je te helpen. De handvatten geven je inzicht in de stappen die gezet moeten worden. Daarnaast kun je dit artikel ook als een checklist zien, je hoeft niet alle stappen letterlijk uit te voeren, je hebt er wel over nagedacht. Natuurlijk bepaalt de eigen creativiteit het uiteindelijke succes.
Stap 1 – hoe gaat het evenement er uit zien?
Het opzetten en starten van het evenement:
- waarom een evenement
- wat willen we bereiken
- welk doel ga je realiseren
Dat betekent dat je onder andere over de volgende elementen gaat nadenken:
- wat is het thema van het evenement
- welke naam geven we het evenement
- wanneer is het evenement
- welke rol in de journey krijgt het evenement
- hoe komt het programma er uit te zien
- met wie en hoe vul je het programma
- maak een eerste opzet van het programma in relatie tot thema en invulling
- zorg voor een lijst met mensen die je wilt uitnodigen voor het evenement of betrekken bij het evenement
- laat het evenement een onderdeel zijn van je merk en de marketingstrategie
Stap 2 – promotie
De tweede stap gaat er om dat de mensen die je wilt uitnodigen ook weten dat het evenement is. Je moet je evenement onder de aandacht gaan brengen.
- verstuur uitnodigingen, online en offline
- zorg voor informeren van mogelijke gasten van de updates en actualiteiten
- ontwikkel extra content, een video maken waarin de aankondiging staat werkt altijd wel
- eventueel kun je een blog bijhouden over het evenement, schrijf inhoudelijke blogs en informatieve of vermakelijke blogs; de blogs moeten wel een relatie hebben met het thema van het evenement
Stap 3 – social media inzetten
Het inzetten van sociale media zorgt er voor dat het bereik van het evenement groter wordt. Dat vraag wel om een aantal aspecten waar we rekening mee moeten houden:
- plan de berichten over de gehele periode en de verschillende sociale media
- denk bij de planning aan de intensiteit, mogelijk meer berichten in de laatste fase dan in de beginfase van het promoten
- gebruik een hashtag die duidelijk en aansprekend is
- maak foto’s en video’s en deel die
- zorg dat de berichten geliked en gedeeld worden
Stap 4 – monitor
Bij het promoten van een evenement is het noodzakelijk om de voortgang te monitoren, bijsturen daar waar mogelijk en proberen het maximale te bereiken.
- leg alle media en inzet van media vast
- monitor de reacties
- registreer de aanmeldingen
- meet de resultaten
- evalueer de resultaten en stuur bij waar mogelijk
Stap 5 – het evenement zelf
Tijdens het evenement ligt de nadruk op het succesvol laten verlopen van het evenement, maak daarvoor een operationeel draaiboek van de dag. Laat zo weinig mogelijk over aan toeval. Daarnaast:
- zorg voor het delen van de content van die dag, geef bezoekers de mogelijkheid de content te donwloaden
- denk aan de mogelijkheid van live bloggen, live video’s
- plaats met regelmaat tijdens de dag foto’s en videomateriaal online, vergeet de sociale media uit stap 3 niet
- laat mensen live reactie geven tijdens het evenement
- inspireer mensen tijdens de dag ook de sociale media te bezoeken en reacties achter te laten
Stap 6 – the day after
Nadat het evenement voor de bezoeker is afgelopen, begint er nog een aantal werkzaamheden die bij het evenement horen:
- stuur een evaluatie formulier naar alle bezoekers, sprekers en sponsoren/partners
- bedank de sprekers en partners
- bied de materialen van de inhoud aan, aan de bezoekers, eventueel ook aan de mensen die niet in staat waren om te komen
- deel de ervaringen van de dag, maak een compilatie
Stap 7 – start
Na de eindevaluatie van het effect van het evenement in de journey, zo snel mogelijk een nieuwe datum plannen, communiceren en weer starten met stap 1.
Het organiseren van een evenement is niet zomaar wat mensen bij elkaar halen, inhoud leveren en borrelen aan het eind. Om een evenement tot een succes te maken is het zinvol om de stappen minimaal te doorlopen.