Begin jij het nieuwe jaar ook graag opgeruimd? Neem dan je digitale bestanden onder handen. Natuurlijk kun je meer opslagruimte bij kopen, maar waarom zou je mailtjes van tien jaar geleden bewaren? Of dertig versies van één foto terwijl er eigenlijk maar één de beste is? Is het deze week nog rustig op je werk? Grijp dan je kans en schoon de boel eens flink op!
Twee belangrijke aspecten van opruimen:
- Wees selectief en durf weg te gooien
- Geef alles z’n vaste plek
Het belangrijkste van opruimen: geef alles z’n eigen plek. Dit geldt voor de spullen in je woning, de kleding in je kast, maar ook voor je digitale bestanden. En als je straks alles hebt opgeruimd, plan je vaste momenten om alles bij te houden en de rommel die er in de afgelopen periode is ontstaan, te archiveren of te verwijderen.
Op je telefoon
- Verwijder apps die je niet vaak gebruikt. Toch weer nodig? Je hebt ‘m zo weer gedownload.
- Bekijk ook eens welke apps veel ruimte innemen. Dit doe je via instellingen/opslag. Dit maakt je bewust van de ruimte die ze innemen.
- Groepeer apps die je wel gebruikt, en kies voor namen zoals bijvoorbeeld ‘Winkels’, ‘Financieel’, ‘Social media’, Foto’s & video’, etc. De apps die je het meeste gebruikt zet je op een prominente plek op je beginscherm.
- Sla de foto’s die je via Whats’s app krijgt, niet automatisch op in je fotogalerij, dat scheelt heel veel capaciteit!
- Ruim je foto’s op je telefoon op. Zie onder het kopje ‘ Foto’s.
Op je computer of laptop
- Plaats zo min mogelijk losse bestanden op je bureaublad. Hiermee houd je je beginscherm rustig en overzichtelijk.
- Zorg voor een heldere mappenstructuur waar je alles op één plek opslaat.
- Geef je bestanden duidelijke namen zodat je snel terugvindt wat je zoekt. Maak gebruik van submappen.
- Maak de map Downloads of Tijdelijke bestanden regelmatig leeg.
- Ga minstens elk jaar door je mappen om te kijken wat weg kan.
Foto’s & video’s
- Bewaar alleen foto’s en video’s die waarde voor je hebben.
- Van de foto’s die je wil bewaren, zoek je alleen de beste uit (dus geen tien varianten op 1 beeld).
- De foto’s die je wil bewaren, plaats je in een map op je computer of je zet ze in de cloud (Google Foto’s of Apple iCloud). Om nog eens naar te kijken of wellicht een fotoalbum van te maken. Grote voordeel: scheelt capaciteit op je telefoon én je bent je foto’s niet kwijt als je telefoon stuk is of gestolen wordt. Ook hiervoor geldt: wees selectief en bewaar alleen wat waarde heeft.
- Heb je je foto’s en video’s opgeslagen op je computer of in de cloud? Verwijder dan alles van je telefoon.
- Ga regelmatig (minstens één keer per maand) door je foto-overzicht en gooi weg wat je niet nodig hebt. Zo hou je het overzichtelijk.
- Kijk ook naar je streamingdiensten. Foto’s en films downloaden neemt veel ruimte in beslag.
- Kies een methode die jou past, bijvoorbeeld 2 keer per dag je mail controleren en niet continu, dat leidt teveel af. Mailtjes die weinig tijd kosten, beantwoord je direct.
- Houd je inbox zo leeg mogelijk, dat geeft overzicht. Mailtjes die weinig tijd kosten, beantwoord je direct. Is het niet nodig om het mailtje te bewaren? Verwijder het dan.
- Archiveer mail óf het bijbehorende bestand in je mappenstructuur, bij het juiste onderwerp. Of maak aparte mapjes onder je inbox waarin je mails op onderwerp bewaart.
- Mailtjes waarmee je nog aan de slag moet, bewaar je in een aparte map of geef je een ster of vlaggetje zodat je weet dat hierop actie nodig is.
- Wil je minder mails ontvangen? Kijk dan eens kritisch naar alle nieuwsbrieven waarvoor je je ooit hebt ingeschreven. Onderaan elke nieuwsbrief staat wel ergens een link naar ‘ Uitschrijven’.
- Ga elke maand door je e-mail en gooi onnodige mailtjes weg, zowel in je inbox als in verzonden items en je prullenbak. Houd het leeg en overzichtelijk.
Kortom, houd het overzichtelijk en opgeruimd. Maak één keer schoon schip en dan is het een kwestie van regelmatig (het liefst maandelijks) bijhouden. Het geeft je veel rust en ruimte, je hoeft geen extra capaciteit bij te kopen waardoor er minder datacenters nodig zijn en dat is ook nog eens heel duurzaam!