Dit artikel is een gastbijdrage van Yourreputation.nl
Hoewel sommige managers nog tegen proberen te stribbelen is het al lang een feit: medewerkers zitten op social media, en doen dat ook tijdens werktijd. Afgelopen week verscheen er van TNO een onderzoek waaruit bleek dat social media tijdens werktijd zelfs positief is voor de werkprestaties van de medewerker. Echter, als je medewerker meer gebruik gaat maken van social media, wordt de kans ook steeds groter dat je bedrijf genoemd wordt en dus op internet terecht komt. De centrale vraag die veel bedrijven zich stellen is dan ook: Moeten we regels maken voor het gebruik van social media? Persoonlijk denk ik dat het geen regels moeten zijn, maar dat er zeker aandacht voor moet komen. Hieronder een aantal zaken om rekening mee te houden. De punten staan overigens niet op volgorde van toepassing:
Maak er geen verplichting van: Je medewerkers zijn enthousiast over social media, en vinden het leuk je bedrijf daarin te vernoemen. Wie weet zijn ze zelfs op professioneel vlak wel actief. Het laatste wat je wil doen is dit enthousiasme dempen door ze keiharde regels op te leggen. De publiciteit kan erg goed zijn voor je bedrijf, dus probeer ze vooral te helpen, niet tegen te werken. Noem het daarom guidelines of wellicht zelf social media handleiding.
Kijk eens om je heen: Steeds meer organisaties, zeker grote, zijn al gestart met het opstellen van social media guidelines. Bekende voorbeelden zijn Coca-Cola, Intel en het Red Cross. Bij hen kun je ‘afkijken’ voor inspiratie. Echter, elk bedrijf is anders en heeft andere normen en waarden, dus maak er wel je eigen guideline van.
Zet het niet ‘los’ op: Social media mag nooit los staan van de organisatie, dat is nu juist vaak het probleem. Organisaties integreren social media niet in de marketingstrategie waardoor het succes beperkt blijft. Hetzelfde geldt voor de guideline. Neem die vooral op in reeds bestaande normen en waarden documenten die reeds aanwezig zijn binnen de organisatie. Maak er een hoofdstuk van, geen losstaand boek.
Motiveer en organiseer: Zoals eerder al gezegd, het is van cruciaal belang om de motivatie te behouden en je personeel niet tegen te gaan werken. Waar medewerkers vaak behoefte aan hebben is een centraal punt dat voor de organisatie zorg draagt. Een centraal punt waar ze terecht kunnen voor vragen en guidelines, en waar ze zelfs hulp kunnen halen bij de uitvoering.
Begin bij de basis: In punt 3 werd er al aan gerefereerd, je organisatie heeft waarschijnlijk al een aantal normen en waarden die het DNA bepalen van het bedrijf. Die vormen een geweldige basis voor je social media guideline. Zorg er in ieder geval voor dat je guideline niet tegen de DNA van je bedrijf in gaat, dat gaat conflicteren.
De grens tussen prive en zakelijk: Deze grens is steeds meer aan het vervagen. Besef je als organisatie goed dat medewerkers ook privé nog altijd vertegenwoordiger van je organisatie zijn, zeker aangezien dit vaak ook letterlijk in de social media profielen wordt benoemd. Steeds meer netwerken, zoals Facebook, vragen naar de werkgever van de gebruikers. Probeer de medewerker er zeer goed van bewust te maken dat hij/zij vertegenwoordiger is van je bedrijf en dus op moet letten met zijn of haar social media plaatsingen.
Informeer en faciliteer: In plaats van regels op te leggen kun je ook middels informeren en faciliteren zorgen dat je guidelines worden nageleefd. Je gaat dan echter uit van het positieve en helpt je medewerker. Ben je bijvoorbeeld bang dat de huisstijl van je bedrijf op social media verkeerd gebruikt gaat worden, zorg dan dat je medewerkers een soort van ‘toolkit’ tot hun beschikking hebben met logo’s, achtergronden etcetera.
Centrale coördinatie: Het kwam al in puntje 4 naar voren, en is ontzettend belangrijk. Zorg dat er centrale coördinatie is rondom het informeren en controleren van social media gedrag. Deze persoon (of personen) gaat als het ware dienen als intern aanspreekpunt voor social media. De duidelijkheid die je daarmee in de organisatie brengt schept rust en vertrouwen. Medewerkers dragen nog altijd hun eigen verantwoordelijkheid, maar kunnen wel bij 1 iemand terecht.
Doe een nulmeting: Weet jij eigenlijk wel wie er intern allemaal al op social media zitten en wat ze daar doen? Meestal hebben bedrijven niet goed in beeld welke medewerkers al actief zijn en hoe ze zich daar gedragen. Voer daarom eens een nulmeting uit binnen de organisatie, je zult zien dat dit waardevolle content oplevert voor de social media guideline.