Nu de wereld al maanden in de greep is van de COVID-19-pandemie, staat de samenwerking binnen teams in een organisatie veelal al langere tijd onder hoogspanning. Het omgaan met deze spanning vergt veel energie en aanpassingsvermogen van de betrokken medewerkers. Terwijl zij in veel gevallen thuiswerkend ongeduldig wachten op een verlossend vaccin tegen het coronavirus, is echter ook zichtbaar hoe de actuele omstandigheden het beste in mensen naar boven halen en de sfeer plus de cultuur een enorme boost kunnen geven.
Voor teams die tijdens de crisis als gevolg van de pandemie nauw samenwerken, zijn op de burelen van organisatieadviesbureau WissemaGroup verschillende praktische tips op een rij gezet.
Check in
Neem voor je aan de slag gaat de tijd om door te nemen hoe je het samen aanpakt:
- Schets hoe het programma van de werkdag of werkdagdeel eruit ziet, benoem eventuele onzekerheden in het programma en hoe daarmee omgegaan wordt.
- Noem eventuele afwijkende omstandigheden als bijvoorbeeld tekorten aan materialen of hulpmiddelen en geef aan hoe daarmee omgegaan wordt.
- Verdeel de taken.
- Spreek af wie de leiding neemt als zich onverwachte zaken aandienen.
- Neem eventuele wijzigingen in werkinstructies en veiligheidsinstructies, zoals protocollen en richtlijnen, door.
- Check of alle werkinstructies en veiligheidsinstructies duidelijk zijn.
- Vraag aan alle teamleden individueel of zij iets willen vragen dan wel opmerken of dat iets hen in verband met het werk die dag bezighoudt.
- Wens elkaar succes.
Tijdens de werkzaamheden
Nu in groten getale vanuit huis gewerkt wordt, vraagt dat om een aangepaste werkvorm:
- Werk effectief, efficiënt en volgens de afgesproken instructies.
- Leid elkaar niet af.
- Blijf kalm en rustig.
- Let op jezelf en op elkaar. Neem regelmatig een minuut voor jezelf om tot rust te komen door bijvoorbeeld ademhalingsoefeningen te doen.
- Word niet boos op elkaar.
- Informeer elkaar en antwoord helder, zakelijke en kort op een vraag.
- Volg de aangewezen teamleider als zich onverwachte omstandigheden aandienen.
- Zorg dat de teamleider op de hoogte is van alle relevante feiten en informatie.
- Stel de besluiten van de leider niet ter discussie, tenzij er echt iets door fout dreigt te gaan.
Check out
Neem ook na je werkdag of werkdagdeel de tijd om de samenwerking te evalueren:
- Check de stemming en de emotionele lading die de teamleden hebben opgelopen.
- Bied ruimte om emoties te uiten.
- Geef elkaar complimenten.
- Vraag naar zaken die mogelijk beter kunnen verlopen.
- Bespreek hoe dat kan en leg de oplossingen vast in instructies.
Inwerken nieuwe teamleden
Het inwerken van nieuwe teamleden kan het werken onder hoogspanning verstoren:
- Bereid nieuwe teamleden zorgvuldig voor op het werk voor ze eraan beginnen.
- Leg uit hoe het team werkt en hoe de taken verdeeld worden.
- Vertel waar materialen en hulpmiddelen liggen en leg de werking uit.
- Neem de werkinstructies en veiligheidsinstructies door.
- Oefen voor zover mogelijk met hulpmiddelen, materialen en instructies.
- Geef ruim gelegenheid voor het stellen en beantwoorden van vragen.
- Doe tijdens de check in een voorstelronde waarin iedereen een persoonlijke noot deelt.
- Geef het nieuwe teamlid als daar de mogelijkheid voor bestaat een buddy die met raad en daad kan helpen.
- Besteed extra aandacht aan het nieuwe teamlid tijdens de check out. Dat kan met een simpele vraag: “Voor jou was het de eerste keer. Hoe was dat?”
Tip: Wil jij jouw organisatie succesvol door de digitale transformatie leiden? Dan is de post-master-opleiding Digitale Transformatie & Leiderschap wat voor jou!
- In 4 tot 5 maanden leer je alle ins & outs van de digitale transformatie en hoe jij jouw organisatie meeneemt in de hele transitie.
- Naast de opleiding stel je een plan op voor de digitale transformatie van je eigen organisatie, getoetst door professionals uit de praktijk.