Een online event is efficiënt, laagdrempelig en kan zo veel meer zijn dan een webinar met breakout sessies. Nu de files weer toenemen en de treinen weer uitpuilen kun je met deze 3 tips van je online event een geweldig succes maken.
1. ORGANISEER ALLEEN EEN EVENT WANNEER EEN ANDER MIDDEL NIET VOLSTAAT
De grootste valkuil van de ‘nieuwe normaal’ is uitputting van de concentratie door al het digitale contact. Medewerkers brengen extreem veel tijd zittend en videobellend achter hun beeldscherm door, dus het is belangrijk om kritisch te kijken naar het doel van je virtuele event. Wil je alleen zenden of interactie? Wat maakt dit nieuws anders dan wat er besproken wordt tijdens de online stand-up meeting? De sleutel is om te kijken naar of de inhoud extra context of nuance behoeft, ter discussie staat, gevierd moet worden of alleen met input van je medewerkers tot stand komt. Lanceer je een nieuw HR portaal? Dan volstaat een instructievideo, mail of intranet bericht prima. Je medewerkers consumeren die informatie namelijk op het moment dat ze het daadwerkelijk nodig hebben en de inhoud staat niet ter discussie. Maar ga je een ingrijpende transformatie tegemoet? Of ga je een nieuwe propositie lanceren die de hele organisatie en bestaande klanten raakt? Dan is een event veel geschikter.
2. BOUW JE PROGRAMMA OM ÉÉN THEMA HEEN
Wie al zijn medewerkers tegelijkertijd op één (virtuele) plek heeft, is geneigd om veel zaken te bespreken die op dat moment spelen. Hoewel dat efficiënt lijkt, is het tegenovergestelde waar. Wie de aandacht van zijn deelnemers wil vasthouden moet een helder, samenhangend programma voorschotelen dat om één thema draait. Te veel informatie beperkt de diepgang en werkt verwarrend. De kans bestaat dat je te veel gaat zenden, te weinig ruimte overlaat voor interactie en daardoor minder betrokkenheid triggert bij de deelnemers.
3. ZET JE EVENT KRACHT BIJ MET MEERDERE MIDDELEN, OP MEERDERE MOMENTEN
Niet alle informatie over het thema hoeft besproken te worden tijdens de virtuele samenkomst; je wil immers een event organiseren, geen webinar. Is er voor het interactieve gedeelte wat basiskennis vereist? Maak dan een voorbereidende podcast die medewerkers in aanloop naar het event kunnen beluisteren. Of zorg voor een toffe uitnodiging met daarin een opdracht, vragenlijst of puzzel die de juiste mindset oproept, waarvan je tijdens het event de resultaten presenteert. Na afloop kun je een aftermovie maken waarin de highlights nog eens voorbij komen of een follow-up sessie plannen voor de geïnteresseerden die bij het thema betrokken willen blijven.