De aanhoudende stevige groei van de e-commercesector en het toenemende bestelgemak voor klanten in zowel business-to-business (B2B) als business-to-consumer (B2C) leggen steeds meer druk op handelsbedrijven. Om de grote vraag op alle niveaus te kunnen beantwoorden, is het belangrijk dat deze ondernemingen hun processen zo efficiënt mogelijk inrichten. Maar hoe schep je nu orde in de chaos?
Inhoudsopgave
Handelsbedrijven met grote magazijnen raken het overzicht al snel kwijt. Denk bijvoorbeeld aan een magazijn dat een rommeltje is, waardoor je niet weet wat je precies op voorraad hebt en hoe lang dat er al ligt. Misschien wil je wel sneller inkopen en leveren, maar word je bedolven onder het papierwerk. Dit zijn signalen dat je maatregelen moet treffen om tijd te winnen. Dit zijn vier manieren om niet harder te werken, maar wel slimmer – en zo veel tijd te winnen.
1. Structureer de processen in je magazijn
Een opgeruimd magazijn is nodig als fundament voor een digitaal magazijn. Dat zou theoretisch gezien een vanzelfsprekendheid moeten zijn. In de praktijk werkt dit vaak anders. Wanneer in de haast binnengekomen producten snel ergens worden neergezet, belanden ze vaak niet in de juiste stelling. Of door de beperkte opslagruimte komt een batch goederen op een plek terecht waar toevallig ruimte is. Als dit een tijdje aanhoudt, leidt dat tot flinke looproutes die het proces sterk vertragen. Probeer te breken met deze tijdrovende gewoonte en structureer je magazijn.
2. Stap af van spreadsheets
Het zal je verbazen hoeveel handelsbedrijven nog allerhande lijstjes bijhouden in Excel. Trek die administratieve pleister er in één keer af. Het lijkt een onmogelijke opgave, want veel groothandels gebruiken immers nog Excel voor de voorraad- en inkoopadministratie en voor de orderverwerking. Dit maakt dat de orderverwerking vertraging oploopt, omdat je vaak met een verouderde voorraadstand werkt. Ruil je spreadsheets bijvoorbeeld in voor een geautomatiseerd systeem voor enterprise resource management (ERP), waarin je de voorraden, de orders, de boekhouding en de klantenadministratie bijhoudt.
3. Verken nieuwe manieren van voorraadbeheer
Veel handelspartijen houden alles zelf op voorraad, terwijl je het voorraadbeheer ook gedeeltelijk of zelfs helemaal kunt uitbesteden aan een fulfilmentpartij die ook de logistiek regelt. Hiermee bespaar je ruimte en heb je minder personeel nodig. Een andere optie is om leveranciers rechtstreeks aan klanten te laten leveren, waardoor je je assortiment kunt verbreden zonder te investeren in fysieke producten of ruimte. Houd er wel rekening mee dat de margedan minder is, omdat de leverancier het meeste werk verricht. Het voordeel hierbij is wel dat je zeker weet dat je geen voorraadkosten hebt en dat je nooit nee hoeft te verkopen.
4. Professionaliseer je retourneringen
Steeds meer handelsondernemers krijgen hoofdpijn van teruggestuurde producten nu de serviceverwachtingen ook in de B2B-markt stijgen. Een strak retourbeleid, zoals dat bij B2C-bedrijven al jaren de norm is, ontbreekt bij handelsondernemers vaak nog. Maak het je klanten makkelijk door retourpakketten online te registreren. Zo kan de administratie controleren wat onder meer de betaalvoorwaarden zijn geweest en wat de vervolgstappen moeten zijn, nog voordat het pakket in het magazijn is beland. Richt een vaste ruimte in voor retourneringen, zodat de magazijnmedewerkers niet voor verrassingen komen te staan en snel aan de slag kunnen met reeds geregistreerde binnengekomen pakketten.
Auteur: Bram Streefkerk, Principal Product Marketing bij softwarebedrijf Exact.