Grote organisaties hebben veel medewerkers, teams en afdelingen waarbij het managen van de interne communicatie niet altijd even gemakkelijk is. In dit artikel geven we 5 tips om je kennis over interne communicatie bij te spijkeren.
1. Bepaal waar welke verantwoordelijkheid ligt
De eerste stap is om te bepalen waar de (eind)verantwoordelijkheid voor de interne communicatie ligt. Is dat bij de directeur, is er een communicatiemedewerker of ligt het bij hr? Bij voorkeur iemand met goede communicatieve vaardigheden en die het leuk vindt om collega’s te motiveren en enthousiasmeren. Daarbij gaat het om draagvlak creëren rondom communicatie vanuit het MT (visie, strategie, grote veranderingen, et cetera), maar ook om te faciliteren dat alle medewerkers (inclusief vrijwilligers) gemotiveerd blijven om hun ideeën, successen en grieven te delen. Luisteren naar wat er in de organisatie speelt, is hierbij dus essentieel.
2. Zorg ervoor dat verschillende teams en afdelingen met elkaar in contact komen
Weten jouw medewerkers wat de verschillende afdelingen en teams doen? Als dit niet zo is, zorg er dan voor dat dit gaat veranderen. Breng bijvoorbeeld teams en afdelingen met elkaar in contact, zodat er kennis kan worden uitgewisseld. Daarnaast kan je een gezamenlijke brainstormsessie organiseren. Zo zullen de verschillende nieuwe tips, ideeën en inzichten opbloeien!
3. Maak duidelijk wie verantwoordelijk is voor de interne communicatie
Verder is het belangrijk dat het duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de interne communicatie. Wijs bijvoorbeeld gemotiveerde en enthousiaste mensen aan die in staat zijn andere medewerkers te motiveren. Op deze manier creëer je binnen de organisatie een draagvlak en zullen zoveel mogelijk medewerkers meedoen!
4. Zorg voor goede hulpmiddelen
Een taak van de eindverantwoordelijke voor interne communicatie is om te zorgen dat er goede hulpmiddelen beschikbaar zijn die interne communicatie vergemakkelijken. Het gaat hierbij om een balans tussen de juiste functionaliteiten en gebruikersgemak. Hoe makkelijker het is om de informatie op te halen of te delen, hoe meer dat zal gebeuren. Door iedereen. Welke hulpmiddelen dat precies zijn, verschilt per organisatie en communicatiedoel. Maar denk aan hulpmiddelen als:
- (sociaal) Intranet: bespreken projecten, successen, ideeën
- CRM: vastleggen contactmomenten met klanten en/of relaties
- E-mail: delen nieuws en updates vanuit organisatie
- Persoonlijk contact: koffiebesprekingen, successenmarkt, teamoverleg, één-op-één gesprekken, et cetera
- Print: fysieke reminders in de ruimte die het gesprek kunnen stimuleren (denk aan een uitgeprinte klantreis in de kantine ophangen of een waaier met je merkwaarden op de koffietafel leggen)
5. Breng teams met elkaar in contact
Weten alle teams van elkaar waar ze mee bezig zijn? Met de dagelijkse drukke werkzaamheden vergeten we nog wel eens elkaar goed te informeren waar we mee bezig zijn. We denken dat er geen raakvlakken zijn met het andere team en missen daardoor mogelijk kansen om efficiënter samen te werken. Door ‘Wat doet mijn collega-sessies’ of een ‘Deel je successen-markt’ te organiseren, breng je teams met elkaar in contact, zijn ze beter op de hoogte van wat er gebeurt en kunnen mogelijk interessante koppelingen worden gelegd. Ook is het gewoon een leuke manier om je collega’s beter te leren kennen. Ja, dit kost tijd voor iedereen, maar het levert ook veel op.