De stroom aan e-mails lijkt soms wel eindeloos en je wilt de tijd die je aan e-mails kwijt bent zoveel mogelijk beperken. Zo organiseer je efficiënt de mailbox, zie je nooit meer een belangrijk bericht over het hoofd én houd je tijd over. Hoe doe je dat? Wij spijkeren je even bij met vier supertips.
1. Zet je notificaties uit
Volgens onderzoekers van Loughborough University doet de gemiddelde computergebruiker er zo’n 64 seconden over om na het lezen van binnenkomende e-mails weer geconcentreerd terug te keren naar de taak waar hij voorheen mee bezig was.
Nog los van de tijd die het lezen van de mail kost: dit doe je zeker twintig tot dertig keer per dag. En kost je dagelijks meer dan een half uur effectieve werktijd.
Zet daarom alle notificaties en meldingen uit. In iedere app of social media-dienst kun je in de instellingen aangeven dat je geen mails, geluidjes of pop-ups wilt krijgen.
Plan twee of drie keer per dag een kwartier in om je e-mails te beantwoorden. Zo cluster je deze handelingen, dit is veel efficiënter.
2. Check elk bericht maximaal één keer
Een klassieke timemanagementtip is ‘never touch the same paper twice’. Vertaal dat naar online. Check alleen berichtjes en e-mail als je tijd hebt om te antwoorden of in je to do-lijst te verwerken. Beantwoord mails direct, zeker als dit maximaal 1 minuut duurt.
Wil je iets langer nadenken over je antwoord? Maak dan vast een antwoord aan en sla dit op in concepten. Je kunt de mail dan uit je inbox halen. Je antwoord maak je later af. Plan dit natuurlijk wel in in je to-do-lijst of kies een vast moment in de week om je concepten af te maken.
3. Strategisch versturen
Trendgoeroes hebben jaren iets anders voorspeld, maar nog steeds is e-mail razend populair. Zelfs millenials geven de voorkeur aan e-mail boven platforms als Slack, zo blijkt uit onderzoek van Adobe.
Het blijft een effectieve manier om te communiceren, zeker ook met klanten via bijvoorbeeld een nieuwsbrief. Bedenk altijd: van een mail komt een mail. Bedenk dus altijd of het echt efficiënt is om een conversatie te beginnen.
4. Geen cc (in elk geval nooit in je inbox)
Vraag je bij elk bericht waarbij je in de cc staat af: kan ik dit de volgende keer voorkomen? Geef door dat ze je alleen in de cc zetten als het voor jou echt handig is om het vanaf de zijlijn te volgen. Vraag of je uit conversaties mag waarbij jouw aanwezigheid niet zo belangrijk is.