3 tips voor de interne communicatie in tijden van een crisis

Hoewel het dringende advies nog steeds luidt om vanwege de COVID-19-pandemie zo veel als mogelijk thuis te werken, heeft het er alle schijn van dat Nederlanders in toenemende mate weer iedere week een dag naar hun kantoor gaan. Daar aangekomen hebben zij te maken met de getroffen maatregelen, zoals looproutes, hygiënevoorzieningen als handgel en een beperkte toegang tot de bedrijfskantine. Werkgevers moeten volledig inzicht hebben in de mogelijkheden op kantoor en zorgen dat processen optimaal worden beheerd. Een passende communicatiestrategie is daarbij onmisbaar.

Met de verantwoordelijkheid voor alle medewerkers en het doel om de organisatie draaiende houden, moeten managers namelijk momenteel hun continuïteitsplannen transformeren door hun communicatieproces opnieuw onder de loep te nemen. Zo zijn ze beter voorbereid op wat er kan gebeuren. Dit zijn drie praktische tips om het werken op bedrijfskantoor in de anderhalve-meter-maatschappij te ondersteunen aan de hand van een effectieve communicatiestrategie.

1. Zorg voor een veilig proces

Medewerkers werken tegenwoordig vanuit iedere denkbare locatie. Hoewel dit geen nieuwe trend is, heeft de huidige situatie deze manier van werken in een stroomversnelling gebracht. Het kan nog maanden duren voordat we teruggaan naar de omstandigheden voor de huidige pandemie – als we dat sowieso al willen doen. Het managen van de uiteenlopende wensen en eisen van werknemers – die vaak divers zijn – in combinatie met de beveiligingsuitdagingen van externe actoren kan moeilijk zijn. Hoe weet je zeker dat je alle belanghebbenden bereikt hebt?

Duidelijke en tijdige communicatie is noodzakelijk in iedere situatie. De juiste mensen moeten een boodschap altijd ontvangen. Inventariseer waar iedereen is gesitueerd en welke informatie voor hen noodzakelijk is. Met behulp van de juiste software kun je vervolgens veilig instructies verstrekken op basis van iedere afzonderlijke situatie. Een platform dat communicatie, connectiviteit en samenwerking mogelijk maakt – ondersteund door het hoogste niveau van beveiligingsnormen – verbetert de veiligheid.

2. Communiceer via meerdere kanalen

Effectieve communicatie betekent dat je via betrouwbare kanalen kunt communiceren. Daarbij consumeren mensen informatie tegenwoordig op verschillende manieren. Overweeg daarom in je strategie de rol van de organisatie als betrouwbare informatiebron in het totale proces centraal te zetten en maak gebruik van de betrouwbaarste tools en kanalen als onderdeel van deze strategie. Ga er daarbij niet van uit dat slechts één methode betrouwbaar is.

Hoewel e-mail de meest voorkomende vorm van communicatie is, wordt ervan uitgegaan dat iedereen toegang heeft tot breedband of de zakelijke e-mail. En wat als er een storing in het netwerk of de e-mail is? Wat als bijvoorbeeld een zendmast of lokaal een WiFi-netwerk uitvalt? Overweeg daarom om ook andere kanalen in je communicatiestrategie mee te nemen, zoals sms, radio en social media. Dit kunnen effectieve hulpmiddelen zijn.

3. Blijf denken aan de veiligheidsregio

Terwijl we de verschillende gezondheidsrichtlijnen in ogenschouw nemen en weer naar kantoor gaan, is het van strategisch belang om de regels van de veiligheidsregio op te nemen in je communicatieproces. Dit helpt bij het beheren en coördineren van kritieke gebeurtenissen wanneer zich een onverwachte situatie voordoet. Hoe beheer je immers de relevante contacten van externe organisaties als ambulances en politie? Hoe kun je er zeker van zijn dat jouw communicatieberichten – en die van externe partijen – de juiste personen bereikt?

Maak gebruik van goede praktijkvoorbeelden die je ook hebt bekeken voor je interne communicatie en zorg ervoor dat je ook kunt communiceren, verbinden en samenwerken met de hulpverleners. Noodgevallen kun je niet in hokjes plaatsen. Wanneer je een betrouwbaar netwerk opbouwt, is dit een bron van feitelijke data die kan helpen om correct te reageren op een situatie – zoals de huidige een pandemie of een andere situatie die medewerkers in gevaar kan brengen. Kortom, real-time communicatie is essentieel voor het oplossen van noodsituaties.

Door: Pete Frasco, director technology bij IT-dienstverlener Earth Class Mail en was voorheen senior manager global sales engineering bij communicatiebedrijf BlackBerry.