Hoe organiseer je het maken van content zo efficiënt mogelijk zodat alle teamleden weten wat er van hen verwacht wordt? Zorg voor een goede workflow waarin alle taken zijn geformuleerd. Het proces beschrijft vervolgens hoe iedereen deze taken zo efficiënt en consistent mogelijk uitvoert. We hanteren vijf stappen.
Stap 1: Maak een globaal sjabloon
Maak een sjabloon met de volgende kolommen:
- Content formaat: Maak je artikelen? E-books? Live presentaties? Webinars? Visuele content? Maak een lijst van elk formaat dat je team produceert.
- Primair leveringsplatform: Waar wordt elk formaat als eerste gepubliceerd of gedeeld?
- Extra distributieplatforms: Verschijnt deze contentindeling op andere kanalen? Hierbij houd je ook rekening met stappen na publicatie om een consistente multiplatformervaring te bieden.
- Bijzondere omstandigheden en variaties: Zijn sommige e-books geschikt voor leads en andere niet? Wanneer zet je video’s in? Extra stappen of versies vermeld je hier.
Stap 2: Maak een lijst van alle taken voor elk formaat
Vermeld alle taken die nodig zijn om één formaat voor één primair platform te produceren. Zo ontstaat een flinke lijst met werkzaamheden die moeten gebeuren om het formaat te maken. Bij het schrijven van een artikel gaat het bijvoorbeeld om het bepalen van het onderwerp; het interviewen van de persoon; schrijven van de tekst; goedkeuring geïnterviewde persoon vragen; afbeeldingen bepalen; lay-out bepalen; etc. Alles wordt in een lijst vermeld.
Stap 3: Orden taken op productiefase
Verdeeld de genoemde taken in stap 2 vervolgens in pre-productie-, productie- en postproductiefasen in opeenvolgende volgorde. Daarbij noteer je het volgende:
- Welke taken moeten gebeuren voordat anderen kunnen beginnen?
- Welke taken kunnen gelijktijdig gebeuren?
- Hoe moet elke taak worden genoteerd als voltooid en klaar voor de volgende taak?
Stap 4: Wijs rollen toe
Voeg nu een kolom toe: wie is verantwoordelijk voor welke taak. Hiermee breng je ook in kaart hoe productie-inspanningen van de ene rol naar de andere gaan.
Het bepalen van rollen kan ingewikkelder zijn voor grotere ondernemingen of bedrijven met gedeelde contentverantwoordelijkheden over meerdere afdelingen. Maar zodra je de leden van het contentmarketingteam hebt geplaatst, kun je zien waar hiaten zitten.
Stap 5: Operationaliseer & herhaal
Alle taken zijn nu in de juiste volgorde in beeld gebracht. Implementeer het nu als een herhaalbaar proces. Creëer een mechanisme om de taken bij te houden en te beheren terwijl ze worden gedaan en zorg ervoor dat iedereen heeft wat ze nodig hebben om hun deel te doen.
Er zijn diverse systemen die je kunt gebruiken. Maar je kunt ook gewoon met een Excel-lijst werken. Het is dan wel handig om de geplande content op het hoofdtabblad te houden en ideeën en pre-productietaken in aparte tabbladen te plaatsen.
Tip: Wil jij je verder ontwikkelen als communicatieprofessional? Dan is de opleiding Online Communicatie wat voor jou!
- In 4 maanden leer je hoe je de onlinecommunicatiemix optimaal inzet om je doelstellingen te behalen.
- Naast de opleiding maak je een onlinecommunicatieplan voor je eigen organisatie, direct geschikt voor implementatie.