Dagelijks stromen de e-mails binnen in je mailbox, het blijft een gevecht om ‘bij’ te blijven. Doen we het met z’n allen wel op de juiste manier en hoe kan het anders?!
Uit een groot email etiquette onderzoek blijkt dat 20% van de mails een onnodige CC’er bevat. Ruim de helft van onze mails bevat een urgente boodschap, terwijl e-mail daar niet voor bedoeld is. En de helft van de mail is niet helder genoeg geformuleerd zodat de ontvanger niet weet wat er van hem of haar wordt verwacht.
We zetten 20 tips voor je op een rij.
Tip 1: Gebruik nooit ‘BCC’
Heel simpel: gebruik geen BCC. Het is niet nodig, bovendien niet netjes, om iemand mee te nemen in BCC. Het kan een gênante situatie opleveren waarin de persoon niet ziet dat hij is meegenomen in een mail. Zou hier vervolgens erop reageren, dan kan dat relaties schaden. Kies dan voor CC.
Tip 2: Gebruik alleen CC als je iemand wil informeren
Gebruik geen CC om je in te dekken of mensen onder druk te zetten. Wanneer dan wel? Om mensen te informeren zonder dat je een reactie verwacht. De informatie moet voor hem of haar wel relevant zijn.
Tip 3: Wees beknopt
Kom direct tot de kern van je boodschap en geef aan wat je van hem of haar verwacht en wanneer.
Tip 4: Stel je e-mails achterstevoren op
Begin met de bijlage, zo voorkom je dat je een mail moet nasturen. Vervolgens de inhoud, de onderwerpregel en eindig met het mailadres.
Tip 5: Reageer binnen 24 uur
Het is netjes als je binnen 24 uur reageert op een mail. Een bericht dat je ermee aan de slag gaat, kan dan al voldoende zijn.
Tip 6: Zorg voor een beknopte handtekening
Houd het simpel: noem je naam, je functie en het bedrijf met bedrijfslogo.
Tip 7: Gebruik efficiënte onderwerpregels
Voorzie de onderwerpregel van de actie of reden dat je mailt en benoem vervolgens het onderwerp. In één oogopslag ziet de ontvanger wat er van hem of haar verwacht wordt, voorkom je miscommunicatie én is de mail naderhand makkelijker terug te vinden.
Tip 8: Bedenk of e-mail het juiste medium is
Niet alles is een e-mail waard. Om te voorkomen dat je de inbox van je collega’s volstopt met onzinnige mails, vraag je jezelf daarom eerst af of een andere manier van communiceren in dit geval meer geschikt is.
Tip 9: Reageer nooit wanneer je emotioneel bent
Wanneer je kwaad of verdrietig bent, zeg je dingen die je niet meent. Koel daarom eerst even af, ga een rondje lopen, en open dan pas weer je inbox.
Tip 10: Mail niet over tijdsgevoelige zaken
E-mail is niet bedoeld voor dringende zaken. Heb je direct antwoord nodig, bel dan of spreek je collega rechtstreeks aan.
Tip 11: Vermijd feedback per mail
Stuur geen mail waarin je iemands presentatie afkraakt, ook al bedoel je het opbouwend, maar doe het persoonlijk. Veel netter én het geeft hem of haar de mogelijkheid door te vragen.
Tip 12: Houd het stijlvol
Gebruik geen emoticons en fleurige lettertypes, maar houd het zakelijk.
Tip 13: Let op de automatische berichtgevingen
De klant hoeft niet te weten dat je die belangrijke offerte vanaf je telefoon stuurt. Dat komt over alsof je deze klus ‘even tussendoor’ doet. Houd het professioneel en verwijder zulke automatische berichtgevingen.
Tip 14: Vermijd grote bijlagen
Wil je grote bijlagen versturen? Stuur dan een linkje naar Wetransfer.\
Tip 15: Zo verwerk je mail
Bepaal direct wat je met je mail doet:
- Je gooit de mail weg
- Je archiveert de mail
- Je voert de actie direct uit
- Je delegeert de mail
- Je plant de actie in
Tip 16: Gebruik een simpel archiefsysteem
Houd het simpel en vermijd submappen. De zoekfunctie van je mailprogramma is tegenwoordig zo goed, dat je iedere mail makkelijk kunt terugvinden. Zo bespaar jij een hoop tijd.
Tip 17: Verwerk je e-mail van nieuw naar oud
Zo voorkom je dat je op een oud bericht reageert, om er vervolgens achter te komen dat je recentelijk nieuwe informatie hebt ontvangen.
Tip 18: Gebruik de ‘uitgesteld versturen’-optie
In het geval dat je een mail na werktijd of in het weekend wilt versturen, kun je handig gebruik maken van de mogelijkheid om je mail op een gezet moment te verzenden. Zo voorkom je dat je uitstraalt dat je altijd aan het werk bent en vermijd je de verwachting dat je ook buiten werktijd om beschikbaar bent.
Tip 19: Laat complexe zaken liggen
Laat lastige vraagstukken nog even liggen. Wanneer je er op een later moment een tweede keer naar kijkt, zie je vaak nog fouten die je eerder over het hoofd zag of heb je je op sommige punten wellicht bedacht.
Tip 20: Vermijd ‘reply to all’
Wanneer jij en tien anderen een mail ontvangen, is het niet nodig ook hen te betrekken in je antwoord. Vooral niet wanneer dit antwoord aan één persoon is gericht. Gebruik daarom niet ‘reply to all’, maar stuur afzonderlijk een mail. Zo voorkom je dat je iedereens mailbox opvult met informatie die voor hen nutteloos is.
Bron: Timemanagement.nl