De gemiddelde Nederlandse werknemer vergadert 3,5 per week waarmee we in Nederland in totaal 60 miljard euro aan loonkosten in dit cultuurverschijnsel stoppen. En 44 procent van de werknemers vindt vergaderen niet eens nuttig (bron: Synovate /Interview NSS). Velen vinden vergaderen ook nog eens saai.
De meeste oplossingen voor deze tijdrovende en kostbare bezigheid gaan over regels en afspraken over bijvoorbeeld de lengte van een vergadering, de voorbereiding, de genodigden en de locatie. Daar valt zeker wat mee te winnen, maar de vraag is of het genoeg is.
Gelukkig zien we steeds meer iPads in vergaderingen op tafel liggen, maar daar liggen dan vaak nog stapels papier naast en worden de aantekeningen onbewust toch op een A4-tje gemaakt. Dat is jammer, want de iPad biedt genoeg mogelijkheden om efficiënter en ook met meer inspiratie te vergaderen. Wel even wifi en gedeelde mappen regelen.
Statussymbool
We zitten met de iPads nog in een fase dat het (hogere) management vaak als eerste een iPad krijgt binnen een organisatie, zonder dat ze precies weet wat ermee te doen. Meestal worden ze als statussymbool voortdurend overal naartoe gesleept, bijvoorbeeld naar vergaderingen.
De managers hebben dan wel iets met pdf-bestanden gerommeld, maar zoals ik al aangaf, de stukken worden nog vrolijk in print meegenomen. Sommige organisaties hebben er wel voor gekozen om iedereen een iPad te geven, maar als het management dan het voorbeeld moet geven, dan ziet iedereen de iPad als aanlokkelijk speelgoed zonder echte toegevoegde waarde. Terwijl die er wel degelijk is.
Wifi en gedeelde mappen
Wat levert de iPad dan concreet op voor vergaderingen? Laten we even uitgaan van de volgende driedeling bij vergaderen:
- De voorbereiding van de vergadering
- De uitvoering van de vergadering
- De afhandeling van de uitkomsten van de vergadering
De iPad kan ik elk onderdeel waardevol zijn, maar daar zijn twee voorwaarden aan verbonden: wifi en gedeelde mappen. Wifi is nodig om overal en altijd vergaderinfo te kunnen ontvangen en te raadplegen, gedeelde mappen heb je nodig om op één plek de vergaderinfo op te verzamelen en op te halen.
In plaats van wifi kun je natuurlijk ook 3g gebruiken, maar de ervaring leert dat het opvragen van wat grotere documenten voor problemen kan zorgen. Die heb je wifi minder.
De voorbereiding zonder iPad
Hoe gaat dit in een iPadloos bestaan? De secretaris (of bij werkoverleg degene die aan de beurt is, vrijwillig is aangewezen) stuurt een agenda plus de bijbehorende stukken via mail of in hardcopy naar alle deelnemers van de vergadering. Dat betekent bij zware documenten al veel dataverkeer.
Alle stukken worden vervolgens uitgeprint om er dan met een pen aantekeningen op te zetten. Die stukken moeten dan in een mapje om ze bij elkaar te houden en dat mapje gaat dan mee naar de vergadering. Ik denk dat deze beschrijving wel redelijk deze werkelijkheid dekt.
De voorbereiding met iPad
Hoe kan het beter met behulp van de iPad? De secretaris maakt allereerst in een gedeelde map een submap aan voor de vergadering. Mappen delen kan via het eigen netwerk, maar het werkt makkelijker en flexibeler om dit via een dienst als Dropbox of Box.net te doen. In die submap plaats je als secretaris alle bestanden in pdf voor de vergadering en de actielijst in een tekstbestand.
Alternatief is de specifieke vergaderapp Notubox. Meld via mail, Yammer, Dropbox zelf of andere interne communicatiemedia dat de bestanden beschikbaar zijn in de gedeelde map. Dit scheelt al een hoop gemail met bestanden. Laat iedereen op de gezamenlijk actielijst in de gedeelde map al aangeven wat ze met het actiepunt hebben gedaan. Dan staat dat alvast in één document.
Ik geef toe, hiervoor heb je de iPad nog niet nodig, want dit kan ook nog via een desktop. Toch biedt de iPad hier al een voordeel, want je hebt de actielijst en de stukken nu voortdurend tot je beschikking, waar je ook bent, binnen of buiten de organisatie. En je hebt ze snel tot je beschikking, waardoor je ze ook weer snel van commentaar kunt voorzien.
Om ze te lezen en van commentaar te voorzien, heb je een pdf-readerapp nodig die is gekoppeld met je gedeelde mappen in the cloud. Voorbeelden zijn Goodreader en iAnnotate. Voor je aantekeningen heb je een noteapp nodig met eveneens de koppeling naar the clous. Dat kan bijvoorbeeld met Nebulous notes, iA writer en Notability.
De uitvoering zonder iPad
In de klassieke situatie komt iedereen binnen met alle geprinte stukken, de geprinte agenda, een aantekenblok, een persoonlijke agenda, een pen. Kortom een verzameling aan spullen die mee moeten om de vergadering te kunnen starten. Vaak blijkt dat niet iedereen alle stukken bij zich heeft. Die moeten dan alsnog geprint worden of gekopieerd van een collega. Dit is alles bij elkaar tijdrovend en papierverspillend.
De uitvoering met iPad
Met alle voorbereidingen via de iPad kom je binnenlopen met alleen de iPad in je hand. Meer heb je niet nodig, want daarin kun je alle stukken opvragen met je aantekeningen (ook bijvoorbeeld alleen je notities met pagina-aanduiding), je kunt nieuwe aantekeningen maken, je hebt ook agenda bij de hand om ter plekke (gezamenlijk) afspraken in te plannen en als het echt moet, kun je ook nog even mailen of iets op Yammer zetten. De notulist kan met notuleerapps, zoals Meeting pad snel de notulen ter plekke maken en uitwisselen.
Maar dat is niet alles. Met de iPad heb je ook je presentatietool bij je via de app Keynote, je kunt getoonde informatie direct delen via apps als Meetingmanager en je kunt gezamenlijk brainstormen met mindmapapps en whiteboardapps, zoals iThoughts en Whiteboard HD. Daarmee maak je die saaie vergadering ineens een stuk dynamischer en aantrekkelijker om bij te wonen.
De afhandeling van de uitkomsten, zonder en met
Zonder de iPad moeten de notulen worden uitgewerkt en via mail worden verstuurd. Die worden dan voor de volgende vergadering weer uitgeprint. Verder zit iedereen met die geprinte stukken waarop de aantekeningen stonden en waar misschien ook wel aantekeningen bij zijn gekomen. Dat hele setje stukken gaat waarschijnlijk in een archiefkast die na verloop van tijd begint uit te puilen.
Met de juiste notuleerapp zijn de notulen aan het eind van de vergadering al gedeeld met alle aanwezigen. Dat geldt ook voor andere info die iemand de anderen heeft beloofd. Het kan natuurlijk ook nog na de vergadering op een later moment verstuurd worden. Verder heeft iedereen zijn eigen aantekeningen of al verwerkt in concrete acties via taskapps of in de agenda, of deze al in de juiste map opgeslagen om ze op een later moment op te roepen.
‘Maar met een iPad gaan mensen allerlei andere dingen zitten te doen!’
Klopt. Het zou zo maar kunnen zijn dat een deelnemer tijdens de vergadering iets anders doet op de iPad. So what? Dat is niets nieuws. In reguliere vergaderingen zitten deelnemers ook vaak iets anders te doen en net als bij reguliere vergaderingen moet je je afvragen waarom iemand iets anders aan het doen is.
Onterecht uitgenodigd, irrelevant onderwerp, nutteloze discussie, gezanik? Met die iPad vergroot je juist de efficiëncy en inspiratie, waardoor die deelnemer helemaal niet iets anders wil doen.