De nadruk bij ondernemers ligt op het ontwikkelen van een marketing- en communicatiestrategie die is gericht op het werven en behouden van klanten. De interne communicatie, eigenlijk de marketing- en communicatiestrategie voor de eigen mensen en organisatie, krijgt vaak minder aandacht. Logisch? Natuurlijk ligt de nadruk op het succes voor de organisatie buiten de deur. Het zorgen voor een effectieve communicatie met eigen mensen ondersteunt het realiseren van dat externe succes.
De interne communicatiestrategie kan als leidraad worden gezien voor het voeren van interactie met de eigen mensen. Het ontwikkelen van een organisatie journey is een goed instrument voor het succes. Wel kun je stellen dat door de digitale ontwikkelingen de relatie tussen de “interne en externe journey” meer overlap krijgt. Voorbeeld hiervan is dat sociale media niet alleen van 0900 tot 1700 uur actief is. Het nadenken over de invulling en de samensmelting van deze journeys zorgt wel voor dubbel succes.
De inhoud van een intern communicatieplan
De elementen die in een intern communicatieplan besproken worden zijn:
- waar staan we nu als organisatie, de positie in de markt maar ook de eigen positie en ontwikkelingen, een zogenaamde status quo
- zorg dat iedereen de doelstellingen van de organisatie kent, waar willen we heen
- geef ook op hoofdlijn aan hoe je daar naar toe wil gaan, welke strategie ligt er aan ten grondslag
- welke andere elementen die je nu al herkent kom je tegen
- wie en wat is er betrokken bij het realiseren van het succes
- over welke periode praat je in relatie tot het realiseren van de doelen
- waarom is deze strategie en aanpak de beste aanpak om het resultaat te bereiken
- geef inzicht in de wijze waarop je het succes en voortgang gaat meten
- de mensen willen ook duidelijkheid wat er gebeurt als de doelen niet bereikt worden
Het interne communicatieplan zorgt er dus voor dat je op een consistente en gestructureerde manier intern die inzichten deelt die belangrijk zijn voor het realiseren van het succes.
Hoe ziet het interne communicatieplan er uit?
Vaak word ik gevraagd om hoofdstukken of onderwerpen van een dergelijk plan te benoemen. Daarom deze concrete opsomming van een aantal hoofdstukken.
- de titel, deze moet aansprekend zijn en aanzetten tot lezen
- een samenvatting die op hoofdlijn aangeeft wat de reden voor het plan is en welke uitkomst op hoofdlijn er uit komt
- doelstelling van de strategie
- structuur, geef aan waar we nu staan, hoe we gaan bewegen en waar we moeten uitkomen
- segmentatie, bedenk goed voor welke interne stakeholder je het plan schrijft
- periode, over welke tijdspanne loopt het plan, welke activiteiten doe je op korte termijn en welke op langere termijn, denk in plateaus, fasen of sprints
- kanalen, welke kanalen ga je gebruiken om de komende periode de interne communicatie te delen
- meten van de voortgang, de wijze waarop je de efficiency van de strategie meet
- de kernboodschappen delen die belangrijk zijn in het bereiken van het succes
Enkele issues voor het schrijven
Naast het benoemen van de inhoud en de hoofdstukken is er nog een aantal issues voor het optimaliseren van het interne communicatieplan.
Het format van het plan is afhankelijk van de cultuur binnen de organisatie. Of het nu word of een ppt is, het gaat er om dat mensen het overnemen en er naar gaan handelen. Maak een dergelijk document niet te lang, houd het leesbaar en begrijpelijk voor elke stakeholder. Infographics, afbeeldingen en een video helpen hierbij zeker.
De lengte, zo kort mogelijk. Dan is de kans op lezen het grootst.
Een intern communicatieplan wordt vaak vanuit management geschreven. Omdat de betrokkenheid van de mensen groot moet zijn voor het succes, is het aan te raden mensen er bij te betrekken. Meningen delen, inzichten delen, keuzes maken. Door mensen te betrekken wordt het plan meer gedragen, is de kans op operationalisatie en succes groter.
Bij het schrijven van het plan, bedenk nog de volgende punten:
- schrijf als mens naar mensen en niet als organisatie
- wees helder in het maken van keuzes
- begrijp zelf ook wat communicatie is
- schrijf vanuit de lezer
- houd de teksten eenvoudig, vermijd jargon
- geef mensen houvast door meetpunten
Maak tenslotte een feestje van het intern positioneren van de interne communicatiestrategie. Gezamenlijkheid is dan de succesfactor.