Samen schrijven aan teksten is een proces dat in elke professionele organisatie dagelijks voorkomt. Denk alleen maar aan de vele projectvoorstellen, offertes, en adviesrapporten die met inbreng van meerdere mensen geproduceerd worden. Maar gebeurt dat altijd efficiënt? Het eenvoudige antwoord is nee. Kan het efficiënt? Ja, als je maar slim gebruik maakt van social media tools. Efficiency levert tijdwinst op en tijd is geld. En de tools zijn gratis. Wanneer breken Google docs, Meeting Words en Zoho Writer nu eindelijk eens door in de zakelijke wereld?
Productieproces versnellen
Zoals gezegd, kun je met het gebruik van deze tools efficiënter werken, omdat je het productieproces enorm kunt versnellen. De feedbackronden verlopen namelijk sneller en eenvoudiger. In plaats van documentversies heen en weer te mailen, werkt het samen schrijven in één online versie veel simpeler en komt het eindresultaat veel sneller tot stand. Hier volgen drie bekende en gratis tools uit een reeks van mogelijkheden die je vindt op het web.
Google docs
Dit is misschien wel de bekendste tool voor collaborative writing, waarin je zowel tekstdocumenten als excelbestanden kunt delen en er samen in kunt werken. De teksteditor biedt voldoende menuopties om tekst te bewerken en op te maken. Voordeel van Google docs is dat je snel kunt schakelen met andere apps van Google. Nadeel van Google docs is dat je wel een Google-account nodig hebt om ermee te werken en uitgenodigd te kunnen worden om mee te schrijven.
MeetingWords
De accountvereiste van Google docs heb je niet bij MeetingWords. Hier kun je vanaf het beginscherm van de site direct een document starten en kun je medeschrijvers uitnodigen en hun bijdrage laten leveren aan de tekst. In bewerking en opmaakmogelijkheden is MeetingWords wel iets simpeler dan Google docs, maar dat wordt wel weer gecompenseerd door de eenvoudige startup.
Zoho Writer
Zoho Writer is iets laagdrempeliger dan Google Docs. Je moet als starter wel een account aanmaken, maar je kunt medeschrijvers mee laten schrijven zonder account. Verder heeft Zoho Writer net als Google docs veel bewerkings- en opmaakmogelijkheden. Opvallend is dat de overeenkomst met Google docs nog verder gaat, want ook Zoho Writer is een onderdeel van een serie apps die veel op die van Google lijkt. Tot slot: je vindt Zoho Writer terug in LinkedIn. Het is namelijk de collaborative tool die je onder de naam Huddle kunt activeren.
What to do?
Als we overtuigd zijn van de meerwaarde van deze tools, waarom gebruiken professionele organisaties ze dan niet massaal? Ik heb jarenlang organisaties geadviseerd en getraind op efficiency en kwaliteit van rapporten en schrijfprocessen en ik zie vier oorzaken. De eerste is angst voor securityproblemen. Komt bedrijfsgevoelige informatie hiermee niet op straat te liggen? De tweede is vasthouden aan het bekende, bang voor het onbekende. De derde is gewoon de onbekendheid van deze mogelijkheden. De vierde en laatste oorzaak is naar mijn idee hierarchisch gedrag in organisaties. Hoe hoger een medeschrijver en beoordelaar in de boom zit, hoe minder moeite deze wil nemen om actief mee te schrijven in een tool. De vraag is of je deze oorzaken zomaar wegneemt. Ik denk dat goede voorbeelden doen volgen. Voorbeelden waarbij de efficiencyvoordelen en daarmee de financiële voordelen heel duidelijk naar voren komen. En wie wil deze nou niet?